Od tych słów możemy rozpocząć nasze rozważania nad tym, czy nasza komunikacja wewnętrzna jest naprawdę skuteczna. Pamiętajmy, że dobrze zaplanowana strategia komunikowania się wewnątrz organizacji może być przyrównana do sprawnie działającego organizmu. 

‍

Wyobraź sobie następującą sytuację. Pracujecie nad dużym projektem, który wprowadza spore zmiany w Twojej firmie. Po rozmowach i rozesłaniu informacji drogą mailową jesteście gotowi do wdrożenia zaplanowanych działań. A kolejnego dnia przy Twoim biurku pojawiają się niezadowoleni pracownicy mówiący to jedno zdanie: "Nikt mi nie powiedział...". Jak poradzić sobie w takiej sytuacji, kiedy wszechobecna frustracja wylewa się z każdego zakątka biura?

‍

Dziś skuteczna komunikacja w organizacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek. Ponieważ coraz więcej firm decyduje się na długoterminową pracę zdalną, staje się to bardziej oczywiste, że korporacyjne środowiska pracy nie wrócą do norm sprzed pandemii. Problem może stanowić także różnica pokoleń (boomersi, Millenialsi, pokolenie Y, Gen Z) każde wyznaje inne wartości), zaangażowanie pracowników w kulturę organizacji oraz zmieniające się oczekiwania w stosunku do miejsca pracy.

‍

W tej nowej rzeczywistości strategia komunikacji wewnętrznej nie może opierać się na podejściu "ustaw i zapomnij". Musi być ona proaktywna, kompleksowa i kreatywna, aby podtrzymywać więzi, które zostały utracone, gdy zatarły się granice lub wręcz całkowicie zniknęły relacje osobiste.

‍

Tworzenie programu komunikacji wewnętrznej to ciągłe doskonalenie współpracy. Wymaga ustalenia priorytetów i zgody kierownictwa, a także częstych spotkań kontrolnych z menedżerami z całej firmy.

‍

Jak zatem zadbać i nadać rytm biciu "organizacyjnego serca", jakim jest komunikacja wewnętrzna? 

‍

Oto kilka najlepszych praktyk, które, naszym zdaniem, będą pomocne w tworzeniu strategii.

‍

1.  Oceń obecne działania komunikacyjne 

‍

Prawdopodobnie jakieś działania komunikacyjne masz już za sobą. W pierwszej kolejności oceń, jak skuteczne były dotychczasowe komunikaty. Kim są Twoi odbiorcy - czy jest to cała firma czy pojedynczy dział? Jakie posiadasz zasoby, aby osiągnąć założony cel (narzędzia, budżet czy treści jakie będą publikowane) oraz kto jest zaangażowany w cały proces (może się okazać, że Twój zespół jest zbyt mały). 

Odpowiedzenie na te kilka pytań pozwoli wyznaczyć kierunek działań i dostosować je do grup docelowych, z którymi się komunikujesz. 

‍

2. Zadbaj o realistyczne cele i odpowiednie ramy czasowe

‍

Twoja nowa strategia komunikacji wewnętrznej nie zmieni w magiczny sposób doświadczeń pracowników z dnia na dzień. Takie rzeczy wymagają czasu, dlatego ważne jest, aby cele były realne i osiągalne. Jednym ze sposobów na ich wyznaczenie jest przyjrzenie się wewnętrznym benchmarkom i wskazanie obszarów, w których Twoim zdaniem można osiągnąć natychmiastowy efekt. Można również przesłać ankietę, aby lepiej zrozumieć, czego pracownicy oczekują od programu.

‍

W celu sprawniejszej analizy i wyznaczenia polecamy metodę S.M.A.R.T., która pozwoli na opracowanie konkretnego planu, a następnie na jego rozwój i utrzymania w czasie.

‍

3. Wyznacz wskaźniki pozwalające na miarodajną ocenę

‍

Podobnie jak większość innych aspektów działalności firmy, strategia komunikacji wewnętrznej może, a wręcz powinna być mierzalna. Aby to osiągnąć, należy wybrać podstawowe wskaźniki, które pokażą, czy strategia przynosi zamierzone efekty.

‍

Takim wskaźnikiem mogą to być:

‍

• Zaangażowanie pracowników - które pokaże, czy pracownicy w ogóle i jakie treści czytają. Czy komentują, udostępniają i reagują na dane komunikaty.
• Aktywność na mediach społecznościowych. - jedną z metryk, którą wiele organizacji pomija, jest liczba udostępnień treści na portalach społecznościowych. 
• Aktualizacje związane z pracą nad projektami - częste i odpowiednie komunikaty odnośnie postępów prac nad projektem pozwolą na "bycie na bieżąco" z istotnymi kwestiami w miejscu pracy, a także na pozostanie w kontakcie w najważniejszych dla pracowników aspektach.

‍

To zaledwie klika propozycji dotyczących działań związanych z usprawnieniem procesu komunikacji wewnętrznej. Mamy nadzieję, że pozwolą one zadbać o odpowiednią strategię i wyznaczanie celów w waszej organizacji. Jeśli chcecie dowiedzieć się, jak usprawnić swoją komunikację dzięki Workplace from Meta, napiszcie maila na contact@refolks.com. 

‍

Tymczasem do usłyszenia w następnych wpisach dotyczących najlepszych praktyk. Stay tuned!

‍